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地址：呼和浩特市通道南街1号九鹏
宾馆901室
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会议服务必备资料 |
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会议资料
一、印刷项目
1．会前：
（1）大会专用信封、信纸。
（2）宣传品-海报、会议通知、报表。
2．会期间：
（1）大会节目手册。
（2）其他：名牌、与会证书、感谢状、晚宴邀请卡、餐劵。
（3）论文摘要集/与会者手册。
依照会议规模及大会预算，以上有些项目可调整增减，例如：如果没有很多经费可以
不用印制信封信纸；但如果筹备时间很长而经费足够的话，也有主办单位印制第二次
甚至第三次会议通知，用以提醒参加人员并加强宣传。
二、会前使用的印刷品
会前的准备工作需要用到很多的印刷品，一来可以统一大会形象，二来可以同时开展
做宣传。
1.信封、信纸
先请一家合作良好的印刷设计公司设计符合大会主题的CIS(含大会logo、字体、色系等)
依照这个大会识别系统(CIS)去延伸设计其他相关印刷品，如此不但所有大会的印刷品有
一致的整体感，甚至大会会场布置物，如指示海报、眉目板等也可使用这个CIS，加强
与会人员印象。接着，就可以设计大会信封／信纸，当然现在大多使用电脑发信或e-mail
联络相关事宜，但是有些正式函件或报告仍然使用大会信纸，而且寄发会议通知也必须
使用信封。最好设计两种尺寸的信封可分别用来寄信件及会议通知之用。
2.宣传品
需要印刷的宣传品包括：
(1)海报。
(2)会议通知(宣传小册)。
三、印刷设计与制作
1.封面(海报、会议通知)
a会议名称、1ogo。
b日期和地点。
c主办单位--由谁主办。
d摘要--简单介绍内容或主题。
e大会标语。
2.内容(会议通知)
详述会议内容，特别强调重要的演讲人及讲题，并对讲员和讲题详细介绍，以鼓励大家参加，主题要醒目。
要让读者信服这个会议是有价值的，引起回响，大致内容如下：
a时间、日期和地点。
b会议名称。
c主办单位及协办单位，或指导单位。
d大会筹备委员会名单及秘书处。
e主题。
f会议主人邀请函。
g谁应该参加和为什么。
h暂定会议日程表。
i演讲人名字、职称。
j会场简介。
k报名费用(包括内容)。
l报名表。
m住宿资料。
n眷属活动和相关旅游资料。
o特别活动。
p教育学分。
3.设计大会宣传小册(会议通知)
设计一份实用又精美的会议通知，除了可以吸引注意，还可以让与会者留存，不仅用来宣传，还可在将来让人们律津乐道。
内容：
1．将重要讯息放在封面。
2．宣传(广告)时要有一致性，以这个主题为主。
3．封面利用单一图样。
4．选择照片在大会宣传小册，说明目的。
5．在照片下要说明。
6．避免陈词滥调。
7．加强重点。
8．以照片来代替图案。
9．不要耍花招。
10.使大会宣传小册看起来有价值感。
11.在质量上要好。
12.诚实以告。
13.用信封邮寄大会宣传小册。
14.提供报名方法。
15.确定参加者对象及目标。
16.利用封面引起兴趣并着手行动。
17.让有意愿与会的人参与。
18.人性化，引发兴趣。
19.利用别人推荐来增加可信度。
列出优点:
1．将活动名称写正确，如果可能，让主题可以-看就获益。
2．利用副标题加强效果，这个建议很重要，特别是当你每年年会或活动名称都相同时。
3．例举参加会议的优点。
4．建议参加会议的人简述工作范围和个人经验，让别人知道哪些人参加会议获益最大。
5．在大会宣传小册中，25％~30％描述大会内容，如果会议在最近举行，不要害怕重复使用字句。
6．包括演讲者资料，尽可能让阅读的人了解演讲者。
7．利用过去与会者的推荐，让人感觉可从会议中获益。
8．利用现在式第二人称，用肯定句，不要写不确定的字眼。
会议资料托运：
1．会议主办方需要提前2天运到。
2．可以由我们时代亚盟收货，并由我们运转到酒店，所发生的运费由会务组承担。
3．会务组发货后，需将货单传真给我们，确认收货人的电话和身份证。
4．特殊情况请详尽告知。
5．会务组到酒店后，查收托运资料。
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